Planejar a formatura com antecedência é o mais importante para garantir uma festa organizada e bonita

Bruna, Amanda, Giselle, Gabriela e Larissa em festa da comissão de formatura (Da dir. para esq.)

         Planejar a formatura é uma das principais preocupações da maioria dos universitários quando entra na faculdade. Afinal, quem não quer finalizar a importante etapa com muita festa e animação? Dessa forma vêm as dúvidas da comissão organizadora, que se desdobra muito para dar conta de toda a demanda: O que fazer? Por onde começar? Como organizar?

     A estudante de Ciências Biológicas, Bruna Santana, 21, resolveu fazer parte da comissão depois que a equipe anterior se desfez, pois os alunos mudaram de curso. “Eu percebi que se eu quisesse uma formatura bem feita valeria a pena entrar para a comissão, porque ninguém mais tinha interesse devido às responsabilidades”, fala. Desde então Bruna começou a tomar conta da parte de tesouraria, responsável por todo o dinheiro arrecadado, todos os gastos e dos contratos de fotografia e filmagem.

     Como a estudante fica responsável pela parte mais delicada, porque qualquer diferença de caixa pode gerar problemas futuros, ela cobra mais do restante dos formandos e, principalmente, da comissão. Por isso os desentendimentos entre as amigas são diários. “Eu tenho que ser a chata da turma, porque a maioria das pendências depende muito das minhas cobranças, e é por isso que vivo brigando e me estressando com o pessoal”, desabafa a futura bióloga. Para evitar esse estresse e garantir uma festa de formatura impecável, entra o papel do cerimonialista.

         Depois de eleger a comissão de formatura o próximo passo é contratar um consultor de eventos para assessorar todas as etapas. “O cerimonialista auxiliará no planejamento da festa e realizará o contrato com as empresas terceirizadas, a partir das preferências da comissão. Diminuindo a pressão em cima da equipe organizadora”, afirma a cerimonialista Tatiana Martins, de Uberlândia.    

         Decidir o local e as datas dos eventos (missa, colação, coquetel e baile) é primordial, pois a organização irá trabalhar considerando o prazo. Assim será mais fácil o ponto de partida para o planejamento e distribuição das funções. Se muitos convidados vêm de fora, o interessante é que os eventos sejam no mesmo dia ou bem próximos.

         Os formandos devem ter em mente que uma festa de formatura custa caro e reajustes nos preços dos serviços terceirizados, que vão desde buffet à banda, podem acontecer. Caso o valor previamente estimulado não supra todas as despesas, a comissão tem que ter jogo de cintura para conversar com os demais formandos e acrescentar um novo valor. “Para isso não acontecer, faz-se necessário a conclusão rápida dos contratos para garantir os preços mais baixos. Antecedência é tudo”, orienta Tatiana.

         Fazer a lista de convidados faz parte dos momentos divertidos, pois os formandos passam das funções administrativas para começar a realizar as questões práticas. A dica é incluir os familiares e amigos mais próximos. Se o formando precisar de mais cortesias, o legal é negociar com outro colega de turma que não vai aproveitar todas da sua cota. “Há casos em que chega a ter discussões entre formandos e comissão, pois eles não entendem que existe um número ‘x’ de convidados para o local do baile e, exceder esse número, aumenta todas as despesas”, considera a consultora.

            A banda, DJ, compra dos convites, a escolha do cardápio e decoração, por fim, são decisões da comissão que vão agregar muito à formatura. Agora é sentar e anotar o que se tem em caixa para esbanjar, mas não esqueça que organizar tudo com o máximo de antecedência possível evita os contra-tempos e garante uma festa maravilhosa.